シフト交代をお願いするLINE文例

条件を入れてLINEの下書きを作る

そのまま送らず、ここを確認

• ［日付］などの未入力部分が残っていないか
• 再募集する時刻は、元の勤務時間ではなく実際に足りない時間か
• 「職場に相談済み」など、まだ確認していない事実を書いていないか
• 共有用URLだけを添え、管理用URLを貼り付けていないか

急な欠勤や勤務開始直前の連絡は、下の「前日・当日」の説明を先に確認してください。この補助ツールはLINEに送信しません。

お願いを丁寧にする前に、判断に足りない情報を補う

次は編集用に作った文例です。謝罪を重ねても、相手が自分の予定と照合できなければ返事は決まりません。

書き換える前

急ですみません。いろいろ予定が重なってしまって、金曜の夜に入れなくなりました。本当に申し訳ないのですが、誰か代わってもらえませんか。大丈夫そうな方は連絡ください。

書き換えた後

10月9日18:00〜22:00、元町店ホールを代われる方を探しています。一部の時間だけでも助かります。10月7日18:00までに、このLINEへ出られる時間を返信いただけますか。難しい場合は遠慮なく教えてください。回答を確認してから、お願いする方に個別に連絡します。

URLで集める場合は回答先の一文だけを「こちらのURLから回答してください」に置き換えます。募集先を広げるときも、期限・時刻が違う文面を増やさないようにします。

グループに一度で相談する

複数人に聞くときは、日時と担当を本文に書き、回答先を一つにまとめます。

10月9日 18:00〜22:00の元町店・ホールのシフトを代わっていただける方を探しています。全時間が難しければ、一部だけでも助かります。10月7日18:00までに、こちらのURLから出られる時間を教えてください。［共有用URL］
回答を確認した後、お願いする方に個別に連絡します。

この例はURLで集める場合です。LINEへの返信を指定した文面と併用するなら、どちらも確認する担当を決めます。

返事がない場合は、未回答を断りや了承と決めつけず、最初に伝えた期限までは待ちます。期限までに必要な時間が埋まらなければ、同じ人への催促を重ねるより、職場へ現状を伝えます。再募集する場合は不足時間と区切りの時刻を一度だけ共有しましょう。

特定の人に個別に相談する

相手に無理をさせないよう、断りやすい一文を添えます。

お疲れさまです。10月9日 18:00〜22:00のホールを代わってもらえるか相談です。全部でなくても、出られる時間があれば教えてもらえると助かります。難しければ遠慮なく言ってください。10月7日18:00ごろまでに返事をいただけますか。

前日・当日は、職場への連絡と代わり探しを分ける

急な欠勤の連絡をグループへの募集だけで済ませないようにします。まず職場が指定する連絡先・方法で勤務できないことを伝え、代わり探しを頼まれた場合などに下の文例を使います。

前日：日付と回答期限を具体的に

急な相談ですみません。明日10月9日18:00〜22:00、元町店ホールを代われる方を探しています。責任者には相談済みです。本日20:00までに、出られる時間を教えていただけますか。一部だけでも助かります。［共有用URL］

「明日」だけだと後から読んだ人が迷うため日付も書きます。「相談済み」は実際に相談したときだけ残してください。20:00という期限も例で、職場の対応に必要な時間に合わせます。

当日：すぐ確認できる連絡手段も使う

本日10月9日18:00〜22:00の元町店ホールについて、急きょ勤務が難しくなり、責任者へ連絡しています。代われる方がいれば、出られる時間をこのLINEに返信いただけると助かります。担当可能か確認してから改めてお願いします。

開始が迫っているときはURLへの回答だけを待たず、職場の緊急時の連絡手順を優先します。LINEで回答を集める場合とURLで集める場合を混在させるなら、依頼者が両方を確認する必要があります。

一部だけ出られると返信する

「夜だけ」より、開始と終了の時刻を明記すると調整しやすくなります。

10月9日は19:30〜22:00なら出られます。18:00〜19:30は難しいです。途中からの担当が可能か確認をお願いします。

かわりさんの回答画面なら「一部出られる」を選び、出られる範囲を15分単位で指定できます。

断る・回答後に予定が変わったとき

今回は出られない

連絡ありがとうございます。10月9日18:00〜22:00は予定があり、今回は代われません。

詳しい私生活や断る理由を長く説明しなくても、可否は伝えられます。「たぶん無理」より、現時点で引き受けられないことをはっきり書く方が相手も判断できます。

一部出られると答えた後、都合が変わった

先ほど10月9日20:00〜22:00なら出られると回答しましたが、予定が変わり20:30からになります。回答も修正しました。すでに調整を進めていたらすみません。この時間でも可能か確認をお願いします。

「回答も修正しました」はアプリで変更できた場合に使います。受付終了などで変更できない場合は「回答を変更できなかったため、こちらで連絡します」に置き換えます。勤務が確定済みなら、職場での変更手続きも確認してください。

お願いする人が決まった後の連絡

集計結果だけで確定扱いにせず、本人と職場の両方に最終確認します。

回答ありがとうございます。10月9日 18:00〜22:00の元町店・ホールをお願いしたいです。この時間で確定してよいでしょうか。了承をもらえたら、職場のルールに沿って変更を連絡します。

了承の返信が来る前に、グループへ「決まりました」と送らないようにします。

本人の了承と必要な承認が済んだら、募集を終える

10月9日18:00〜22:00の交代が決まりました。今回は募集を終了します。予定を確認してくださった皆さん、ありがとうございました。

ほかの候補者の回答内容をグループに貼り直す必要はありません。かわりさんの受付も終了し、引き受ける本人とは日付・時間・場所・担当を残しておきます。